Square:n säännöllinen yritystietojen tarkistus voi esiintyä vaikka kauppiasta ei olisi havaittu merkittäviä muutoksia. Tällaisia pyyntöjä käsiteltäessä on ensin varmistettava, että kyseessä on virallinen tehtävä Yhdysvaltojen Square-tilille, ja sen jälkeen Primary Account Owner on tarkistettava tiedot todellisilla ja ajantasalla olevilla yritystiedoilla. Prosessi vaihtelee eri alueilla, tiloissa ja tapauksissa, eikä tämä ohje korvaa tiliin liittyviä yksityiskohtaisia ohjeita.
Varmista soveltuva alue, tilin rooli ja määräaika
Tämä lista perustuu Square-yhdysvaltojen avustussivuihin. Kun pyyntö saadaan, tarkista ensin Dashboardissa, liitetyissä virallisissa viestikanavissa ja tilitiedoissa, mikä tehtävä on kyseessä, milloin se on suoritettava ja mitä tietoja on annettava. Älä sovita muiden maiden tai muiden Square-tuotteiden ohjeita suoraan nykyiseen tiliisi.
Virallisten ohjeiden mukaan tällaiset henkilö- ja yritystietojen tarkistukset on suoritettava Primary Account Ownerin toimesta. Tiimin jäsenet voivat auttaa materiaalien kokoamisessa, mutta eivät saa korvata tilin omistajaa turvallisia toimenpiteitä koskevissa toimituksissa jakamalla kirjautumistietoja, välittämällä vahvistuskoodia tai käyttämällä epävirallisen henkilön tunnusta.
Päivitä ensin todelliset kaupan perustiedot
Tarkista, että yrityksen virallinen nimi, toimipisteen osoite, yhteystiedot, vastuuhenkilö, liiketoimintarakenteet ja muut tiliin liittyvät tiedot edelleen kuvastavat nykyistä toimintaa. Jos yritys on vaihtanut nimeään, muuttanut toimipistettä, johtajaa tai liiketoimintarakennetta, tunnista ensin asiakirjat, jotka todistavat viimeisimmän tilanteen, ja päivitä sitten kyseiset kentät virallisten ohjeiden mukaisesti.
Älä odota tarkastusilmoitusta ennen kuin kirjoitat uudelleen liiketoimintakuvauksen tai käytät tietoja, jotka eivät kuulu tähän kauppaan. Yrityksen sisällä tulee säilyttää rekisteröidyt tiedot, keskeiset muutospäivämäärät ja asiakirjojen lähteet, jotta voidaan selittää, miksi tiedot ovat muuttuneet, kun niitä kysytään – ei riippuen vanhentuneista lomakkeista tai henkilökohtaisesta muistista.
Tunnista ja suorita pyyntö virallisilla kanavilla
Käytä Dashboardia ensisijaisena tarkistuspisteeksi ja tarkista huolellisesti, että sähköposti tai tekstiviesti vastaa virallisia ilmoituskanavia, jotka on sidottu tiliin. Älä klikkaa tuntemattomia linkkejä, asenna etätyökaluja tai lähetä salasanoja tai kertakäyttöisiä vahvistuskoodia kolmansille osapuolille vain siksi, että viesti väittää hätätilanteen.
Tarkista ennen asiakirjojen lähettämistä nimet, päivämäärät ja sivujen täydellisyys sekä selkeys, ja varmista, että ne vastaavat todellista kauppaa. Jos tilissä vaaditaan tukevia asiakirjoja tai lisätietoja, vastaa jokaiseen pyyntöön erikseen; hyväksymisen mahdollisuus ja arvioinnin valmistuminen riippuvat tietyistä tileistä ja voimassa olevista säännöistä.
Säilytä tarvittavat minimirekisterit tulevien tarkastusten varalta
Kirjaa tehtävän saapumisaika, suorittava tiliomistaja, lähetetty versio, asiakirjojen lähde ja tilin tilanne. Tämä dokumentointi tulisi olla saatavilla ainoastaan henkilöille, joilla on asianmukaista liiketoimintatarvetta, mikä vähentää herkkien tietojen leviämisen riskiä ja tarjoaa selkeän siirtymäperustan henkilöstön muutoksissa.
Jos menetät määräajan, näet toiminnallisia rajoitteita tai et ymmärrä tehtävää, palaa ensin nykyiseen Dashboardiin ja viralliseen tukisivustoon varmistaaksesi vaikutuksen laajuuden. Älä hyväksy kolmannen osapuolen palveluita, jotka väittävät korvaavansa virallisen tarkastuksen, taataan rajoitusten poistaminen tai vaativat kirjautumistietojen luovuttamista.
Viralliset tiedot ja usein kysytyt kysymykset
Tämän artikkelin viimeisin tarkistuspäivämäärä on syyskuu 2026. Alustan säännöt, saatavilla olevat alueet, asiakirjatiedot, maksut ja tarkastusprosessi voivat muuttua; käytä ainoastaan Square:n virallinen ohje yrityksen ja henkilöllisyyden vahvistamiseksi Yhdysvalloissa tilin ilmoitukset ja anna vain todellisia, voimassa olevia ja yritykselle kuuluvia tietoja.
Miksi yritys saa tarkastuspyynnön vaikka ei ole tapahtunut muutoksia?
Square:n virallisen tiedon mukaan henkilöllisyys- ja yritystietojen vahvistuspyynnöt voidaan tehdä säännöllisesti. Tarkemmat syyn, laajuuden ja määräaikojen tiedot perustuvat nykyisiin tilin ilmoituksiin.
Voiko toinen työntekijä toimia tilin pääomistajan tilalla lähettäessään tiedot?
Käytä nykyisiä virallisia menettelytapoja. Tiimi voi auttaa valmistelemaan dokumentteja, mutta tilin omistajan vahvistukseen liittyvät toimenpiteet on suoritettava henkilöllä, jolla on asianmukaiset oikeudet ja todelliset tiedot.
Mitä tapahtuu, jos määräaika umpeutuu?
Tilille aiheutuva vaikutus vaihtelee tapauksesta toiseen. Tarkista välittömästi Dashboardin ja virallisten ilmoitusten viimeisimmät varoitukset ja käsittele asiat ainoastaan virallisilla tukikanavilla.