Jedro overitve podjetnih informacij Square je, da računski podatki nenehno odražajo dejanski poslovni subjekt. Ko se podjetna naslova, odgovorne osebe, vrsta dejavnosti, stiki in informacije, povezane s plačilnimi postopki, spremenijo, jih mora takoj preveriti odgovorna notranja oseba z ustreznimi pravicami, ne pa čakati, da se zahteva dopolnitev dokumentacije.
Overitev obravnavajte kot stalno vzdrževanje podjetnih podatkov
Podjetni podatki niso statična obrazec, ki se nastavi enkrat in nato nikoli več ne spremeni. Premestitev podjetja, zamenjava odgovorne osebe, prilagoditev podjetnega področja dejavnosti ali neveljavnost stikov lahko povzročijo, da se informacije na računu ne bodo ujemale s trenutnimi dejstvi. Vključitev teh sprememb v običajno poslovno in finančno prevzemo lahko zmanjša vrzel v informacijah pri kasnejših preveritvah.
Priporočamo, da določite osebo, ki je odgovorna za vzdrževanje notranjega seznama: ime podjetja, ki je prikazano na računu, davčne ali registracijske informacije, poslovni naslov, kontaktno osebo, spletno stran in opis izdelkov ali storitev. Ko pride do pomembnih sprememb, najprej posodobite izvorne datoteke podjetja, nato pa usklajite spremembe v računu.
Potrdite, kdo bo opravil overitev in posodobitev podatkov
Samo osebe, ki so bile pooblaščene od podjetja in poznajo vir podatkov, so primerne za izvajanje operacij, ki vključujejo informacije o identiteti podjetja ali odgovornem osebju. Redni blagajničarji, storitveni delavecji ali začasni zunanjih uslužbenci ne bi smeli zaradi lažjega dostopa pridobivati nepotrebnih pravic za upravljanje računa.
Pri sodelovanju več oseb razdelite postopek na “pripravo gradiva”, “preverjanje dejstev” in “oddajo na uradnem računu” ter ohranite zapise o odobritvah. To bo zmanjšalo število napačnih vnosov in preprečilo neurejeno posredovanje gesel, kode za preverjanje ali občutljivih dokumentov v ekipi.
Pred posodobitvijo podatkov preverite njihovo skladnost.
Pred posodobitvijo imena, naslova ali odgovornega osebja podjetja preverite podjetniške registracijske dokumente, najnovejše dokaze o poslovnem naslovu, notranje zapise o pooblastilih in javne informacije na spletni strani. Če obstajajo zgodovinske razlike v obliki iste informacije v različnih dokumentih, pripravite opis dejstev in ohranite izvirnike, namesto da bi dokumente spremenili ali združili.
Pred nalaganjem dokumentov preverite, ali so slike jasne, z celostnimi robovi, s berljivimi ključnimi polji in še veljavnimi. Občutljiva gradiva naj se nalagajo samo na uradni strani po prijavi. Bodi pozoren na sporočila, ki trdijo, da so prišla od storitvenega delavca, vendar zahtevajo oddajo gradiva prek neuradnih povezav.
Uradne obvestila in sumljive prošnje obdelujte ločeno.
Ko prejmete opozorilo za preverjanje, najprej preverite, ali obstaja enak nalog na že prijavljenem nadzornem plošču ali prek uradnega pomočnega vhoda. Ne vnašajte gesel, kode za preverjanje ali ne nalagajte dokumentov samo na podlagi povezav v e – pošti, SMS – jih ali sporočilih v klepetu, da ne bi običajno vzdrževanje podatkov spremenili v varnostno dogodek na računu.
Če je potrebno dodati dokumente, odgovorite na vsako zahtevo posebej in v notranjih zapisih označite oddano različico. Po oddaji preverite rezultat prek statusa v računu. Če opozorilo ni jasno, preverite naslednji korak samo prek uradne podpore.
Uradni dokumenti in pogosta vprašanja
Zadnji datum preverjanja tega besedila je septembra 2026. Pravila platforme, razpoložljive regije, zahteve za datoteke, stroški in postopek preverjanja se lahko spremenijo; upoštevajte Pomoč pri preverjanju uradne identitete in podjetnih podatkov Square samo obvestila v računu in oddajajte le resnične, veljavne in lastniške podatke podjetja.
Kaj naj spremenite najprej po preselitvi podjetja?
Najprej preverite uradni naslov v izvornih dokumentih podjetja, nato pa posodobite ustrezne podatke po uradnem postopku za račun in hkrati preverite, ali se na spletni strani in na strani za stik z strankami še vedno prikazuje stari naslov.
Ali lahko zunanji računovodja oddaja podatke z glavnim računom?
Najprej uporabljajte uradni mehanizem za pravice osebja in jasno zabeležite dejanskega oddajatelja, obseg pooblastila in odgovornost za preverjanje. Ne delite gesla ali koda za preverjanje identitete glavnega računa.
Kako prepoznati, ali je zahteva za preverjanje resnična?
Neposredno se prijavite v znani uradni račun in preverite, ali obstaja ustrezna naloga, ali pa se obrnite na podporo prek uradnega pomočnega centra. Ne odločajte o resničnosti na podlagi povezav v neznanem sporočilu.