Za uspešno nastavitev predloge Square Invoice ključ ni shranjevanje številnih predlog v enem koraku, temveč, da vsebina storitev, znesek, način plačila, urnik pošiljanja in navodila, ki jih lahko vidi stranka, v vsakem računu odražajo dejanski poslovni dogodek. Trenutni podatki Square kažejo, da je mogoče v predlogi vnaprej vpisati postavke/storitve, možnosti plačila ali sporočila in da jih lahko ekipa ponovno uporabi pri ustvarjanju računa; v tem članku govorimo le o dejanskem postopku izdajanja računov in komunikacije z strankami podjetja.
Najprej ustvarite predloge za ponavljajoče se in dejanske poslovne scenarije
Predloge so najbolj primerne za dejanske scenarije, kjer so obseg storitev, postavke in pravila zaračunavanja razmeroma stabilni, na primer stalni paketi vzdrževanja, določene naročene storitve ali standardizirane naročnine blaga. Pred ustvarjanjem napišite ime poslovnega scenarija, za katerega je predloga namenjena, primerno stranko, ali gre za enkratno zaračunavanje, kdo jo lahko uporablja in kdo je odgovoren za preverjanje pred vsakim pošiljanjem, da se izognite vstavljanju transakcij z različnimi pogoji izpolnjevanja v eno samo "splošno predlogo".
Notranje imena predlog lahko ekipi pomagajo prepoznati njihovo uporabo, vendar stranke vidijo naslov računa, postavke in sporočila. Ne pošljujte strankam neposredno notranjih okrajšav, še ne potrjenih ponudb ali nejasnih nadomestnih besed. Za vsako predlogo določite odgovornega osebka in datum zadnjega preverjanja; po spremembi cen, obsega storitev ali politik, najprej posodobite predlogo in nato dovolite ekipi, da jo nadaljuje uporabljati.
Nadomestite naslov, postavke in sporočila, ki jih lahko vidi stranka, z opisom dejanskih storitev
V trenutnih nastavitvah predloge Square lahko vnesete naslov računa, ki je vidljiv za stranke, opombe strank in predizbrane postavke ali storitve. Naslov naj pomaga strankam prepoznati ta posel, postavke vrstic naj navedijo dejansko nudene blage ali storitve, količino in znesek, opombe pa se uporabljajo samo za dopolnitev potrebnih informacij o izpolnitvi obveznosti. Ne uporabljajte preveč splošnih besed, kot so "strošek svetovanja" ali "strošek storitev", namesto dejanskega prodanega izdelka, ki ga stranke ne morejo prepoznati.
Če posel vključuje obseg, mejne točke, izdelke ali omejitve, jih je treba jasno navesti na ustrezni strani, ki je dostopna strankam, v pogodbi ali ponudbi in zagotoviti, da račun navaja enako ime naročila ali projekta. Račun ni orodje za naknadno zapisovanje pravil; stranke morajo preden plačajo, razumeti, za kaj plačujejo in kako bodo v nadaljevanju dobile storitev.
Razlikujte časovne razporede za enkratne in ciklične račune
Pri ustvarjanju predloge najprej odločite, ali je plačilo za posel enkratno ali ciklično. Čas pošiljanja, rok plačila in pogoje izdelave enkratnega računa naj ustrežajo dejanskemu naročilu; pri cikličnih računih pa morajo stranke razumeti začetni in končni datum, vsak rok plačila, pogostost ter ali je dovoljeno samodejno plačilo in druge dejanske nastavitve. Možnosti, ki jih vidite v različnih regijah, načrtih in pravicah računa, se lahko razlikujejo, zato upoštevajte trenutni Square Dashboard.
Ne nastavljajte enkratnega projekta kot cikličnega zaradi notranje enostavnosti in ne vključujte nastavitev, ki lahko povzročijo pričakovanja o nadaljnjih plačilih, če strankam to ni bilo jasno povedano. Če stranke spremenijo trajanje storitve, jo prekinijo ali prekličejo, mora ekipa posodobiti račune in notranje zapise naročil; že poslane ali plačane zapise je treba obravnavati v skladu s dejanskim stanjem in ne prekriti zgodovinskih dejstev s predlogo.
Nudite samo dejansko podprte načine plačila in kanale pošiljanja za podjetje
V podatkih Square je navedeno, da lahko predloga vnaprej nastavi možnosti plačila in omogoči deljenje računa prek e – pošte, SMS – a ali plačilnega povezave. Za vsak način najprej preverite, ali podjetje dejansko lahko sprejme, obdeluje in podpira naslednje vprašanja strank po plačilu; preverite tudi, ali je zbiranje in uporaba e – naslovov ali telefonskih številk strank v skladu z zasebnostnimi in obvestilnimi pravili podjetja.
Možnosti plačila in načini pošiljanja ne bi smeli biti sredstvo za pritisk na stranke ali izogibanje komunikaciji. Pred pošiljanjem preverite prejemnika, postavke, znesek in valuto; če uporabljate ročno kopirano plačilno povezavo, še posebej preverite, ali se povezava nanaša na to stranko in to naročilo. Ko stranke postavijo vprašanja o načinu plačila, ponovnih računih ali napačnem prejemniku, jih obravnavajte s preverljivimi zapisi naročil in ne zahtevajte, da pošljejo občutljive plačilne informacije.
Pred dodajanjem informacij o blagovni znamki in prilagodljivih poljih naredite minimalno preverjanje.
Trenutni navodila Square-a navajajo, da lahko v račune ali predloge dodate prilagodljiva polja, prav tako pa lahko v ustreznem nastavitvah posodobite blagovno znamko in informacije o trgovcu. Ime blagovne znamke, logotip, barva in informacije o stiku z podjetjem morajo biti resnične, prepoznavne in omogočiti strankam, da se povežejo z dejanskim prejemnikom plačila. Ne uporabljajte tujih blagovnih znamk, spletnih naslovov, ki niso povezani z transakcijo, ali imen, ki bi lahko povzročila zmotno predstavo o subjektu.
Prilagodljiva polja naj zbirajo le informacije, ki so potrebne za izpolnitev računa, dostavo ali skladnost z predpisi. Ne zahtevajte prek opombe na računu ali obrazca občutljivih podatkov, kot so gesla, potrditveni kodi, podrobnosti o bančnih računih ali posnetki osebnih dokumentov. Za osebne podatke, ki jih je treba obdelati, jasno določite namen, osebe, ki imajo dostop, in obdobje shranjevanja. Več polj ne pomeni nujno, da je račun bolj profesionalen. Polja, katerih namena ni mogoče razložiti, naj bodo izbrisana.
Predogledajte stranko in preprečite ločitev knjižnice postavk in različic predloge.
Uradna navodila Square-a priporočajo, da pred shranjevanjem predloge uporabite predogled, da vidite, kakšen račun bodo videli stranke. Po vsakem ustvarjanju ali spreminjanju predloge preverite vsaj naslov, postavke, količine, zneske, datume, sporočila, možnosti plačila, informacije o podpori in berljivost na mobilnih napravah iz perspektive stranke. Če so informacije videti kot notranji osnutek ali če ni mogoče jasno razložiti, kaj se oddaja, ne bi ga smeli poslati.
Uradni podatki prav tako opozarjajo, da posodobitve v knjižnici postavk ne bodo samodejno prenesene v postavke, ki so že bile vključene v predlogo. Zato po spremembi imena izdelka, cene ali opisa storitve ne smete predpostaviti, da so vse stare predloge samodejno posodobljene, če ste spremenili le knjižnico postavk. Namesto tega odprite prizadete predloge, preverite postavke in si zabeležite posodobljeno različico in datum veljavnosti.
Shranite resnične zapise naročil in stikov s strankami pred in po pošiljanju.
Pred pošiljanjem naj določena oseba preveri stranko, obseg storitev, znesek, davke, popuste (če obstajajo), rok plačila in informacije o stiku. Po pošiljanju shranite številko računa, način pošiljanja, potrditev stranke, dejansko plačilo in zapise o dejanski oddaji, da bo ekipa lahko lažje obdelala običajne spremembe roka, vračila denarja, obdelala podvojena plačila ali rešila težave strank. Ti zapisi naj izvirajo iz dejanskega trgovinskega procesa in ne naj bodo napisani šele po nastanku težave.
Vsakih nekaj časa očistite predloge, ki niso več veljavne, potekle cene in dostopne pravice zaposlenih, ki so zapustili podjetje. Če se spremenijo poslovne politike, imena blagovnih znamk, stiki ali obseg dostave, najprej posodobite javne informacije in predloge, nato pa pošljite naslednji račun. Jasno izdelan račun ne zagotavlja plačila ali izid spornih zadev, vendar zmanjšuje verjetnost nesporazuma strank zaradi nejasnih informacij.
Uradni dokumenti in pogosta vprašanja
Zadnji datum preverjanja tega besedila je septembra 2026. Pravila platforme, razpoložljive regije, zahteve za datoteke, stroški in postopek pregleda se lahko spremenijo. Upoštevajte Uradna predloga in navodila za nastavitev računa Square samo obvestila v svojem računu in oddajajte le resnične, veljavne in lastne podatke podjetja.
Ali je predloga Square Invoice uporabna tako za enkratne kot za periodične plačila?
Pri ustvarjanju predloge lahko izberete ustrezne nastavitve, kot so enkratno ali periodično plačilo, vendar mora vsaka predloga in račun odražati dejanski način plačila. Razpoložljive možnosti so odvisne od računa, regije, produktskega plana in trenutnega zaslona nadzorne plošče.
Ali bodo stranke videli ime predloge?
Ime predloge se običajno uporablja za notranje prepoznavanje; strankam so vidni naslov računa, postavke, opombe in drugi elementi računa. Pri ustvarjanju je treba še posebej preveriti, ali so strankam vidni besedili natančno opisali dejanski posel.
Se bodo stare predloge samodejno posodobile po spremembi cen v knjižnici postavk?
Trenutni pomočni viri Squareja navajajo, da spremembe v knjižnici postavk ne bodo samodejno prenesene v postavke, ki so že bile dodane v predlogo. Po posodobitvi informacij o blagih ali storitvah je treba ročno odpreti ustrezno predlogo, preveriti in jo ponovno shraniti.
Ali lahko polja za prilagajanje računa zahtevajo, da stranke podajo številko bančne kartice ali kodo za overitev?
To ne bi smeli storiti. Polja računa naj zbirata le informacije, ki so potrebne za izpolnitev obveznosti ali skladnost z predpisi, ne pa zahtevajte gesel, kode za overitev, celotnih podatkov o bančni kartici, posnetkov dokumentov ali druge nepotrebne občutljive podatke.