Kjernen i selskapets informasjonsverifisering hos Square er å få kontoens dokumenter til å gjenspeile det virkelige forretningsdrivende kontinuerlig. Når selskapets adresse, ansvarlige personer, virksomhetstype, kontaktinformasjon og informasjon relatert til utbetaling endres, skal de autoriserte interne ansvarlige raskt sjekke, i stedet for å vente til de blir bedt om tilleggsdokumenter og da improvisere.
Se på verifiseringen som en kontinuerlig vedlikehold av selskapets dokumenter
Selskapets dokumenter er ikke en statisk skjema som settes en gang og deretter ikke endres. Bedriftens flytting, endring av ansvarlige personer, justering av virksomhetsområde eller ugyldig kontaktinformasjon vil alle få kontoens informasjon til å avvike fra nåværende virkeligheter. Å inkludere disse endringene i normal drift og økonomisk overlevering kan redusere informasjonsgapet ved senere sjekk.
Vi anbefaler å utpeke en dokumenteier som er ansvarlig for å vedlikeholde en intern liste: Selskapets navn vist på kontoen, skattemessig eller registerinformasjon, forretningsadresse, kontaktperson, nettsted og beskrivelse av produkter eller tjenester. Når nøkkelendringer skjer, oppdater først selskapets kildefiler, og deretter synkroniser dem i kontoen.
Bekreft hvem som skal fullføre verifiseringen og oppdatering av dokumenter
Bare personer som har bedriftens autorisasjon og kjenner kilde til informasjonen, er egnet til å utføre operasjoner som involverer bedriftens identitet eller informasjon om ledelsen. Daglige kassemedarbeidere, kundeserviceansatte eller midlertidige utleverte arbeidere bør ikke få unødvendig tilgang til kontoadministrasjon for å gjøre jobben lettere.
Ved samarbeid mellom flere personer, del opp “forberedelse av dokumenter”, “gjennomgang av fakta” og “innsending på offisiell konto” i forskjellige trinn, og lagre godkjenningshistorikken. Dette reduserer feilfylling og unngår at kontoinformasjon, verifiseringskoder eller sensitive dokumenter sendes fritt rundt i teamet.
Sjekk konsistensen før du oppdaterer dokumenter
Før du oppdaterer bedriftens navn, adresse eller ledelse, sammenlign med selskapets registreringsdokumenter, nyeste bevis på virksomhetsadresse, interne autorisasjonshistorikker og offentlig tilgjengelig informasjon på nettstedet. Hvis det er historiske formatvariasjoner for samme informasjon i forskjellige dokumenter, lag en faktabeskrivelse og lagre originaldokumentene, i stedet for å redigere eller sette sammen dokumenter.
Sjekk at bildet er klart, kanter er komplette, nøkkelinformasjon er leselig og dokumentet fortsatt er gyldig før du laster opp dokumenter. Sensitive dokumenter skal kun lastes opp på offisielle sider etter innlogging. Vær varsom mot meldinger som hevder å være fra kundeservice, men ber om at du sender dokumenter via ikke-offisielle lenker.
Behandle offisielle varsler og mistenkelige forespørsler separat
Når du mottar en verifiseringsvarsel, sjekk først via din innloggede Dashboard eller offisielle hjelpekanaler om samme oppgave eksisterer. Ikke skriv inn passord, verifiseringskoder eller last opp dokumenter basert på lenker i e-post, SMS eller chatmeldinger, for å unngå at vanlig dokumentvedlikehold blir til en sikkerhetshendelse for kontoen.
Hvis det kreves ekstra dokumentasjon, svar på hver forespørsel individuelt og merk den innsendte versjonen i interne registre. Sjekk resultatet via kontoens status etter innsending. Hvis beskjedene er uklare, bekreft neste steg kun via offisielle støttekanaler.
Offisiell informasjon og vanlige spørsmål
Denne teksten ble sist sjekket 9. september 2026. Plattens regler, tilgjengelige områder, dokumentkrav, gebyrer og godkjenningsprosesser kan endres; vennligst baser deg bare på Hjelp med verifisering av Square’s offisielle identitet og bedriftsinformasjon Varsler i kontoen, og legg bare inn ekte, gyldige dokumenter som tilhører selve bedriften.
Hva bør man endre først når en bedrift flytter?
Bekreft først den offisielle adressen i bedriftens opprinnelige dokumenter, oppdater deretter de relevante dokumentene i henhold til den offisielle kontoflyten, og sjekk samtidig om nettstedet og kundekontakt siden fortsatt viser den gamle adressen.
Kan en outsourcet regnskapsfører bruke hovedkontoen til å sende inn dokumenter?
Bruk helst det offisielle personellrettighetsmekanismen, og registrer nøyaktig hvem som faktisk sender inn, autorisasjonsområdet og kontrollansvaret. Ikke del hovedkontoens passord eller verifikasjonskode.
Hvordan kan man skille ut om en verifiseringsforespørsel er ekte?
Logg deg direkte inn på den kjente offisielle kontoen for å se om det finnes en tilsvarende oppgave, eller ta kontakt med støtte via det offisielle hjelpesenteret. Ikke baser deg på lenker i ukjente brev for å avgjøre om det er ekte.