Wise Business -maksujen hyväksyntäasetusten määrittäminen mahdollistaa selvän roolien jakamisen maksujen tekemisessä, niiden tarkastamisessa ja tilin vastuussa toimimisessa. Wise:n nykyinen ohjeisto ilmoittaa, että maksujen hyväksyntä on saatavilla vain alueilla, joissa voidaan lisätä valuuttaa ja pitää varoja, ja että maksu täytyy toisen oikeuksia omaavan jäsenen tarkastaa; käytettävissä olevat alueet, oikeuksien nimet, rahamääräreglerit ja käyttöliittymä perustuvat yritystilin nykyiseen näyttöön.
Varmista ensin tilin sijaintialue, tuotteen kelpoisuus ja liiketoimintatavoitteet
Ennen maksujen hyväksynnän asettamista varmista Wise Business -tilissä, tarjoaako yrityksesi sijainnin alueella mahdollisuuden hallita valuuttoja ja käyttää maksujen hyväksyntää. Älä perustu muihin maiden, yksityisiin tileihin tai vanhentuneisiin käyttöliittymiin; toiminnalliset vaatimukset, käytettävissä olevat valuutat ja käyttöpolut voivat muuttua alueen tai tuotteen mukaan.
Määritä seuraavaksi, mitä riskejä haluat hallita: esimerkiksi estää yksinhenkinen maksu, edellyttää suurten maksujen tarkastusta, erottaa eri osastojen varat tai luoda tarkastettava ketju taloudellisten siirtojen yhteydessä. Hyväksyntäsäännöt tulisi palvella todellista maksuprosessia eikä lisätä muodollisia vaiheita, jotka saattavat viivästyttää toimittajien, työntekijöiden tai asiakkaiden oikeutettuja maksuja pitkään.
Erottele maksujen luominen, maksujen hyväksyminen ja tilin omistajan oikeudet
Wisen nykyinen ohje kertoo, että maksujen hyväksyntä voidaan määrittää tiimien jäsenille, joilla on oikeus "asettaa tai suorittaa maksu siirron kautta". Jäsenet, joilla on oikeus hyväksyä toisten maksuja, vastaavat tarkastuksesta. Tiimi tulisi ensin selvittää, mitkä asiat kukin henkilö todella tarvitsee nähdä, luoda, maksaa tai hyväksyä, ja myöntää sitten vähimmäisvaadittavat oikeudet. Älä anna kaikille täysivaltaista tilien hallintaa vain helpottamalla yhteistyötä.
Tilin omistajalla on yleensä laajemmat oikeudet ja erityiset toimintamahdollisuudet, mutta hänen ei pitäisi olla ainoa este jokaiselle päivittäiselle maksulle. Säilytä yhteydessä oleva varasija, joka on yrityksen valtuuttama, ja sisällytä tehtävät, osastot sekä irtisanomisprosessit oikeuksien tarkastukseen, jotta vanhat työntekijät, ulkopuoliset urakoitsijat tai käytön lopettaneet sähköpostiosoitteet eivät voisi enää vaikuttaa rahoitusoperaatioihin.
Valitse kokonaisvaltainen hyväksyntä vai hyväksyntä määrärajan perusteella
Wisen ohjeiden mukaan voi valita, että jokaisen jäsenen kaikki maksut vaativat hyväksynnän, tai että vain tietyn summan ylittävät maksut vaativat hyväksynnän. Määräraja tulisi perustua yrityksen todelliseen riskipolitiikkaan, maksutilastoon, toimittajien tyyppeihin ja kassavirta-ohjelmiin, eikä satunnaisesti asetettavaan, toteuttamattomaan numeroon.
Ennen käyttöönottoa harjoittele työpöydällä viimeaikaisilla todellisilla maksuesimerkeillä: kuka tarkastaa pieniä tilausmaksuja, suuria hankintoja, palautuksia, hätämenoja ja valuuttarajojen yli tapahtuvia maksuja? Jos tietty tyyppinen tavallinen liike jää jatkuvasti hyväksymättä, muuta vastuualueita tai rajauksia, eikä anna työntekijöiden ohittaa hyväksyntää, käyttää omaa tilia etukäteen tai jakaa hyväksyjän salasanan toisille.
Suunnittele yhden tai kahden henkilön tarkastus korkean riskin maksuille
Wisen nykyinen ohje mahdollistaa valinnan yhden tai kahden henkilön hyväksymisestä. Maksun aloittaja ei voi hyväksyä omaa maksuaan, joten kaksinkertainen tai monivaiheinen tarkastus tulisi hoitaa eri tiimien jäsenillä, jotka ovat saaneet asianmukaiset oikeudet. Hyväksyntäsäännöt eivät siirrä vastuuta – hyväksyjän tulisi edelleen ymmärtää, mitä hän vahvistaa.
Toisen hyväksyjän vaatiminen tulisi perustua maksun summalle, vastaanottajan ensimmäiselle käytölle, pankkitilin muutokselle, osastojen budjetointiin ja paikallisiin sääntelyvaatimuksiin. Liiallisesti monimutkainen prosessi tavallisille alhaisen riskin maksuille lisää virheiden riskiä; puolestaan ilman riippumatonta tarkastusta korkean riskin muutoksissa kasvaa virheellisten maksujen ja sosiaalisen ingenioroinnin riski. Tästä syystä säännöt tulisi kirjata selkeään sisäiseen talouspolitiikkaan.
Tarkista todelliset kaupankäyntitiedot ennen hyväksymistä
Kun hyväksyjä avaa maksu, hänen tulee tarkistaa vastaanottajan nimi, summa, valuutta, maksun tarkoitus, laskun tai sopimuksen viite, maksupäivämäärä ja budjetti yrityksen alkuperäisten liiketoimintadokumenttien perusteella. Ensimmäisessä maksussa tai tilinmuutoksessa käytä etusijassa yrityksen etukäteen rekisteröimää itsenäistä yhteydenottoa varmistaaksesi tiedot – älä luota pelkästään sähköpostiin, joka näyttää tulevan toimittajalta.
Jos havaitset poikkeaman, pyydä lisätietoja tai hylkää maksu yrityksen määritellyn prosessin mukaisesti ja säilytä tarvittavat perustelut. Älä ohita hyväksymistä vain siksi, että vastapuoli väittää hätätilanteen, eikä vaihda kirjautumistietoja, kertakäyttöisiä vahvistuskoodia tai täydellisiä tili-informaatioita keskustelutyökalujen kautta; myös todellinen hätätilanne voidaan vahvistaa varmennettujen kontaktien ja kirjallisten asiakirjojen avulla.
Käsittely odottavien ilmoitusten, hyväksymisten ja hylkäysten tuloksia
Wisen nykyinen ohje kertoo, että hyväksyttäväksi odottavat maksut näkyvät kotisivun Tehtävissä, ja jäsenet, joilla on oikeus hyväksyä toisten maksuja, saavat asianmukaiset ilmoitukset. Hyväksynnän tai hylkäyksen jälkeen maksu näkyy Toiminnoissa; tiimien tulisi tarkastaa tehtävien kertymä säännöllisesti eikä vain odottaa, että joku hyväksyjä näkee sähköpostin sattumalta.
Jos maksua on hylättävä, käytä yrityksen jäljitettävää perustelua, kuten summan epäosuvuus, vastaanottajan tiedot tarkistettavana tai ostotodistuksen puute, jotta hakija voi täydentää tiedot ja lähettää uudelleen. Hylkäys ei ole arvostelua työntekijöille tai toimittajille, vaan mahdollisuus selittää maksun pysäyttäminen ja estää samanlaisen virheellisen maksun toistuminen.
Valvo vanhoja odottavia tehtäviä ja tarkista säännöt säännöllisesti
Wisen nykyinen tieto mainitsee, että jos hyväksyttäväksi odottava maksu ei ole hyväksytty tai hylätty noin 7–10 päivän kuluessa, se saattaa poistua automaattisesti, ja tarkka aika riippuu maksun lähtevästä valuutasta. Tiimien ei tulisi pitää tätä aikarajaa maksun viimeiseksi määräpäiväksi, vaan käsitellä tehtäviä aktiivisesti sisäisen SLA:n mukaisesti ja tarkistaa tilan virallisella käyttöliittymällä ennen viimeistä hetkeä tai erityisesti hätätilanteessa.
Tarkista kuukausittain tai neljännesvuosittain jäsenten oikeudet, hyväksyntäraja, hyväksyntäjonot, poikkeukselliset hylkäykset sekä entisten työntekijöiden pääsy. Kun liiketoiminnan koko, organisaatiorakenne tai rahan käyttötarkoitus muuttuu, testaa uudelleen, voivatko säännöt edelleen mahdollistaa lailliset maksut eri osastoilla; kaikki ilmoitukset, toiminnot ja saatavuusajat perustuvat viimeisimmille ohjeille Wise-tilissä ja virallisessa tukikeskuksessa.
Viralliset tiedot ja usein kysytyt kysymykset
Tämän artikkelin viimeisin tarkistuspäivämäärä on syyskuu 2026. Alustan säännöt, saatavilla olevat alueet, asiakirjatiedot, maksut ja tarkastusprosessit voivat muuttua; käytä ainoastaan Wise Businessin virallisia Payment Approvals -ohjeita tilin ilmoituksiin ja lähetä vain todellisia, voimassa olevia ja yrityksen omistamia tietoja.
Voiko Wise Businessin maksun aloittaja hyväksyä oman maksunsa?
Ei voi. Wise:n nykyiset tukiopasohjeet määrittelevät, että toisen tiimiläisen, jolla on oikeus hyväksyä toisten maksuja, on tarkistettava maksu, eikä aloittaja voi hyväksyä omaa maksuaan.
Voiko maksun hyväksyntä koskea vain tietyn summasta ylittäviä maksuja?
Voit. Virallisessa ohjeessa sanotaan, että jokaiselle jäsenelle voidaan valita joko kaikkien maksujen hyväksyntä vaadittavaksi tai vain tietyn summan ylittävien maksujen hyväksyntä. Tarkat asetukset perustuvat tilin nykyisiin vaihtoehtoihin.
Voiko vaatia kahden henkilön hyväksynnän?
Wisen nykyinen ohje kertoo, että voidaan määrittää joko yksi tai kaksi henkilöä hyväksymään maksut. Hyväksynnän on suoritettava eri, asianmukaisilla oikeuksilla varustetuilla jäsenillä, ja soveltuva käyttötapaus on määriteltävä sisäisessä rahoituspolitiikassa.
Miksi en ole saanut maksun hyväksyntämuistutusta?
Tarkista ensin tehtävät tilin etusivun Tasks-osiossa ja tarkista Transfers and currencies -ilmoitusten asetukset. Ilmoitukset eivät korvaa säännöllistä tarkastelua, ja näytön sekä asetusten tarkat tiedot perustuvat Wise-tilin nykyiseen käyttöliittymään.